Eine Rechnung ist ein rechtliches Dokument, mit dem die Zahlung für Waren oder Dienstleistungen eines Unternehmens angefordert wird. Die Rechnung enthält Informationen über den Kunden, das Datum der Leistung, den geschuldeten Betrag und etwaige zusätzliche Kosten.
So machen Sie es richtig.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Rechnung zu schreiben. Sie können eine Vorlage verwenden oder selbst eine schreiben. Wenn Sie sich für eine Vorlage entscheiden, müssen Sie die Leerstellen mit den entsprechenden Informationen ausfüllen.
Schreiben Sie ein wirksames Anschreiben.
Ein guter Werbebrief enthält eine klare Aufforderung zum Handeln, z. B. “Jetzt kaufen!” oder “Rufen Sie uns noch heute an!” Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden verstehen, was sie kaufen, indem Sie ihnen Einzelheiten über das Produkt oder die Dienstleistung mitteilen. Fügen Sie Sonderangebote oder Rabatte hinzu.
Fügen Sie einen klaren Titel und eine Beschreibung ein.
Schreiben Sie einen kurzen Absatz, der den angebotenen Artikel beschreibt. Dies hilft potenziellen Käufern bei der Entscheidung, ob sie den Artikel kaufen möchten. Wenn möglich, fügen Sie ein Bild des Artikels hinzu.
Geben Sie genau an, was Sie verkaufen wollen.
Geben Sie den Preis des Artikels sowie die Versandkosten an. Geben Sie auch eine Beschreibung des Artikels an. Sie können Aufzählungspunkte verwenden, um das Lesen für die Kunden zu erleichtern.
Fügen Sie eine detaillierte Liste der Dienstleistungen oder Produkte hinzu.
Geben Sie unbedingt das Datum an, an dem die Rechnung verschickt wurde. Wenn Sie Rechnungen per E-Mail versenden, geben Sie den Namen und die Adresse des Absenders an.
Rechnung ausstellen und schreiben leichtgemacht
Sinn und Zweck einer Rechnung
Die Rechnung stellt eines der wichtigsten Dokumente eines Unternehmers dar. Hier werden einerseits die erbrachten Dienstleistungen bzw. gelieferten Waren aufgelistet und andererseits das dafür gewünschte Entgelt angefordert.
Auch wenn grundsätzlich keine Pflicht besteht, eine Rechnung auszustellen, empfiehlt es, diese bei jedem Geschäftsvorgang zu erstellen oder anzufordern. Denn die Rechnung dient Dokumentationszwecken und wird benötigt, um beim Finanzamt sein Recht auf den Vorsteuerabzug geltend zu machen.
Pflichtangaben auf einer Rechnung
Die folgenden Angaben sind laut Umsatzsteuergesetz auf einer Rechnung verpflichtend anzugeben:
- Name und Adresse des leistenden Unternehmers
- Name und Adresse des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Rechnungsnummer
- Art, Umfang oder Menge der Leistung
- Zeitpunkt der Leistung bzw. Lieferung
- Entgelt für die Leistung bzw. Lieferung
- Anzuwendender Steuersatz
- Optional Entgeltminderung (Rabatt, Skonto)
Nicht vergessen: Rechnungen aufbewahren
Das Gesetz verlangt von dir, nicht nur das Ausstellen einer Rechnung binnen von sechs Monaten in bestimmten Fällen, sondern auch das Aufbewahren sämtlicher Rechnungen. Die vorgegebene Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Sollte jedoch die Rechnung an eine Privatperson gerichtet worden sein, verringert sich die Frist auf zwei Jahre.
Auch digitale Rechnungen (Rechnung als PDF) die du per E-Mail verschickst müssen 10 Jahre ausbewahrt werden. Tipp: Elektronische Archivierung von Rechnungen kannst Beispielsweiße mit dem Beschreiben einer CD erfüllen.
Rechnungsvorlage | Vorlage für das Schreiben einer Rechnungen in Illustrator
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Sonderregeln beachten
Eine Verpflichtung zur Rechnungslegung hast du gegenüber jenen Personen und Unternehmen, bei denen der Vorsteuerabzug relevant ist.
Falls es dir schwerfällt, all die Kleinigkeiten zu berücksichtigen, die auf einer ordnungsgemäßen Rechnung vertreten sein müssen, lohnt sich die Investition in ein Rechnungsstellungsprogramm. Dieses enthält nicht nur die Vorlage für die Rechnung, sondern lässt diese auch abspeichern, so dass du nur noch die individuellen Angaben anzupassen brauchst.
Aufgepasst: Typische Fehler beim Schreiben der Rechnung
Sollte die Rechnung falsche oder unvollständige Angaben enthalten, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Aus diesem Grund gilt es, die folgenden Punkte explizit noch einmal zu überprüfen:
- Vollständigkeit der Pflichtangaben
- Richtiger Steuersatz
- Unberechtigter Steuerausweis, der private Ausgaben auf Geschäftsrechnung betrifft
- Scheinrechnungen, hinter denen sich keine realen Lieferungen bzw. Leistungen verbergen
- Richtiges Spazionieren von Telefonummern un Zahlen
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Rechnungen schreiben gehört mittlerweile zu meinem Alltag. Einige der Details waren mir noch nicht bewusst. Vorsichtshalber werde ich einen Termin beim Steuerbüro vereinbaren.