Rechnung schreiben – Wie schreibe ich eine Rechnung?

Du hast das Projekt erfolgreich abgeschlossen, die Dateien sind schon an den Kunden übermittelt worden und nun geht es an das Erstellen der Rechnung. Viele Unternehmer und Selbstständige fragen sich, wie man eine Rechnung schreiben muss. Gibt es bestimmte gesetzliche Vorgaben oder kann man hier seiner Fantasie freien Lauf lassen? Printsachen.de zeigt dir, an welcher Vorlage einer Rechnung du dich orientieren kannst, um beim Rechnung Schreiben einen kompetenten und professionellen Eindruck zu hinterlassen.

Rechnung ausstellen und schreiben leichtgemacht

Sinn und Zweck einer Rechnung

Die Rechnung stellt eines der wichtigsten Dokumente eines Unternehmers dar. Hier werden einerseits die erbrachten Dienstleistungen bzw. gelieferten Waren aufgelistet und andererseits das dafür gewünschte Entgelt angefordert.

Auch wenn grundsätzlich keine Pflicht besteht, eine Rechnung auszustellen, empfiehlt es, diese bei jedem Geschäftsvorgang zu erstellen oder anzufordern. Denn die Rechnung dient Dokumentationszwecken und wird benötigt, um beim Finanzamt sein Recht auf den Vorsteuerabzug geltend zu machen.

Pflichtangaben auf einer Rechnung

Die folgenden Angaben sind laut Umsatzsteuergesetz auf einer Rechnung verpflichtend anzugeben:

  • Name und Adresse des leistenden Unternehmers
  • Name und Adresse des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsnummer
  • Art, Umfang oder Menge der Leistung
  • Zeitpunkt der Leistung bzw. Lieferung
  • Entgelt für die Leistung bzw. Lieferung
  • Anzuwendender Steuersatz
  • Optional Entgeltminderung (Rabatt, Skonto)

Nicht vergessen: Rechnungen aufbewahren

Das Gesetz verlangt von dir, nicht nur das Ausstellen einer Rechnung binnen von sechs Monaten in bestimmten Fällen, sondern auch das Aufbewahren sämtlicher Rechnungen. Die vorgegebene Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Sollte jedoch die Rechnung an eine Privatperson gerichtet worden sein, verringert sich die Frist auf zwei Jahre.

Auch digitale Rechnungen (Rechnung als PDF) die du per E-Mail verschickst müssen 10 Jahre ausbewahrt werden. Tipp: Elektronische Archivierung von Rechnungen kannst Beispielsweiße mit dem Beschreiben einer CD erfüllen.

Rechnungsvorlage | Vorlage für das Schreiben einer Rechnungen in Illustrator

Rechnung schreiben mit Illustrator
Rechnungen in Illustrator mit Ebenen

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Sonderregeln beachten

Eine Verpflichtung zur Rechnungslegung hast du gegenüber jenen Personen und Unternehmen, bei denen der Vorsteuerabzug relevant ist.

Falls es dir schwerfällt, all die Kleinigkeiten zu berücksichtigen, die auf einer ordnungsgemäßen Rechnung vertreten sein müssen, lohnt sich die Investition in ein Rechnungsstellungsprogramm. Dieses enthält nicht nur die Vorlage für die Rechnung, sondern lässt diese auch abspeichern, so dass du nur noch die individuellen Angaben anzupassen brauchst.

Aufgepasst: Typische Fehler beim Schreiben der Rechnung

Sollte die Rechnung falsche oder unvollständige Angaben enthalten, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Aus diesem Grund gilt es, die folgenden Punkte explizit noch einmal zu überprüfen:

  • Vollständigkeit der Pflichtangaben
  • Richtiger Steuersatz
  • Unberechtigter Steuerausweis, der private Ausgaben auf Geschäftsrechnung betrifft
  • Scheinrechnungen, hinter denen sich keine realen Lieferungen bzw. Leistungen verbergen
  • Richtiges Spazionieren von Telefonummern un Zahlen
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